SOP atau Standard Operating Procedure,
adalah sistem yang disusun untuk memudahkan, merapihkan dan
menertibkan pekerjaan. Sistem ini berisi urutan proses melakukan
pekerjaan dari awal sampai akhir. Perusahaan yang telah memahami
kebutuhan suatu standar acuan, agar para karyawan dapat memahami dan
melakukan tugasnya sesuai standar yang digariskan perusahaan, menyadari
akan pentingnya pembuatan SOP ini. Bahkan perusahaan juga membuat SOP
untuk produk yang dikeluarkan oleh perusahaan tersebut, agar konsumen
dapat mengetahui cara untuk menggunakan produk tersebut tanpa salah.
1. Kapan sebaiknya SOP dibuat?
Sebaiknya pembuatan SOP dilakukan pada saat
perusahaan mulai beroperasi. Hal ini penting, agar setiap jajaran
orang yang bekerja di perusahaan memahami posisinya, serta tanggung
jawab masing-masing. SOP ini juga mengatur peranan masing-masing
manajemen yang memimpin perusahaan, agar tugas dan tanggung jawabnya
tidak rancu, peran manajemen satu dengan lainnya. SOP bersifat unik,
serta berbeda antara perusahaan satu dengan perusahaan lainnya. SOP
yang digunakan untuk industri, berbeda dengan perusahaan jasa, juga
berbeda dengan perusahaan yang bergerak di lembaga keuangan.
Memang umumnya pembuatan SOP adalah pada saat perusahaan mulai beroperasi, namun bukan tidak mungkin mengingat dinamisnya perkembangan bisnis perusahaan, maka sah sah saja SOP dapat direvisi atau diperbaharui, ditambahkan sesuai dengan kebutuhan Perusahaan sendiri.
SOP juga menjadi tolak ukur untuk memberikan "Punishment" maupun "Reward" bagi Pekerja.
Memang umumnya pembuatan SOP adalah pada saat perusahaan mulai beroperasi, namun bukan tidak mungkin mengingat dinamisnya perkembangan bisnis perusahaan, maka sah sah saja SOP dapat direvisi atau diperbaharui, ditambahkan sesuai dengan kebutuhan Perusahaan sendiri.
SOP juga menjadi tolak ukur untuk memberikan "Punishment" maupun "Reward" bagi Pekerja.
2. Berapa waktu yang dibutuhkan dalam menyusun SOP?
Waktu yang dibutuhkan untuk menyusun SOP
sangat bervariasi, tergantung dari besarnya perusahaan, serta apakah
perusahaan mempunyai berbagai cabang di seluruh Indonesia atau bahkan
di luar negeri. Untuk perusahaan yang masih kecil dan sederhana,
penyusunan SOP dapat lebih singkat waktunya.
Selain mengenal operasi perusahaan secara
detail, kita juga harus mengenal siapa konsumen perusahaan, siapa
pemasoknya. Untuk perbankan, kita harus mengenal, berapa jenis simpanan
yang masuk ke Perbankan, serta produk apa saja yang dipunyai sebuah
Bank, berapa unit kerja Bank tersebut, dana yang diperoleh akan untuk
membiayai apa saja agar sesuai tujuan penyaluran dana tersebut, serta
mendapatkan hasil, bagaimana mengatur agar antara funding dan lending bisa match, dan sebagainya. Masing-masing unit usaha yang merupakan profit center
dari Bank harus mempunyai SOP tersendiri, mengingat bisnis bank sangat
syarat dengan Risiko, harus diingat dalam melakukan Penyusunan SOP
haruslah dilakukan oleh Tim atau orang yang sangat berkompeten dibidang
perbankan, khussunya untuk kegiatan operasional bank sehari hari.
3. Apa saja yang perlu diketahui dalam menyusun SOP?
Untuk menyusun SOP perusahaan, maka harus
dipahami apa Visi dan Misi perusahaan tersebut, budaya kerja yang ada
di perusahaan, dan alur pekerjaan yang ada di perusahaan (bagi
perusahaan besar, maka alur pekerjaan di masing-masing unit operasional
akan berbeda-beda). Sebagai contoh: untuk menyusun SOP perkreditan
suatu Bank, maka kita harus memahami Kebijakan Umum Perkreditan (KUP)
Bank tersebut, yang antara lain berisi: i) Prinsip Kehati-hatian. ii)
Organisasi dan Manajemen Perkreditan. iii) Kebijakan Persetujuan
Kredit. iv) Pembinaan dan Pengawasan.v) Pengelolaan Kredit Bermasalah.
Berapa banyak SOP perkreditan yang dipunyai
oleh sebuah Bank, sangat tergantung dari skala Bank tersebut. Untuk
Bank yang besar, maka SOP yang dipunyai minimal sama dengan jumlah unit
bisnis yang mengelola penyaluran dana di Bank tersebut. Misal: SOP
tentang bisnis mikro, SOP bisnis retail, SOP bisnis korporasi, SOP
unit Treasury dan Internasional, SOP tentang Consumers loan, SOP tentang unit Kartu Kredit, dan lain-lain.
Peran SOP di Bank, adalah:
- Merupakan Pedoman operasional, berisikan sistim dan prosedur kegiatan operasional .
- Merupakan penjabaran kebijakan secara menyeluruh dari perusahaan, yang disusun untuk mencapai sasaran Business Plan dari perusahaan.
- Untuk menjadi acuan dalam membuat Surat Edaran atau Surat Keputusan Direksi, dalam membuat petunjuk pelaksanaan operasional perusahaan.
- Sebagai acuan yang harus diikuti dalam pelaksanaan Manajemen Risiko.
- Membentuk disiplin pelayanan yang tertib di bidang operasional dengan cara dan sikap yang sama sehingga terbentuk budaya yang sehat sebagai bagian dari profesionalisme perusahaan.
- Menjamin adanya pengawasan yang memadai dalam setiap tahapan proses.
4. Kompetensi apa yang dimiliki oleh tim counterpart?
SOP dibuat oleh orang-orang yang berada di
perusahaan tersebut, umumnya perusahaan membuat tim, yang terdiri dari
berbagai personil yang mewakili bidang tugas masing-masing untuk
menyusun SOP. Perusahaan dapat meminta bantuan konsultan untuk
melakukan penyusunan SOP ini, namun agar SOP nanti dapat
diimplementasikan dengan baik dan sesuai dengan budaya perusahaan
tersebut, maka perusahaan membentuk tim counterpart yang akan membantu konsultan, melakukan diskusi dengan tim konsultan, dalam rangka penyusunan SOP tersebut.
Tim yang ditunjuk sebagai counterpart
adalah orang yang benar-benar memahami bisnis dan operasional
perusahaan, membantu konsultan mengidentifikasi masalah, mewakili
perusahaan untuk menjamin agar SOP telah dibuat sesuai dengan tujuan
perusahaan perusahaan. Tim counterpart ini mewakili perusahaan, menjamin agar hasil SOP dapat diimplementasikan oleh perusahaan.
5. Perlu adanya proses sosialisasi.
Apabila SOP telah selesai dibuat, harus
disosialisasikan kepada seluruh jajaran karyawan, agar seluruh prosedur
yang telah ditetapkan dalam SOP dapat dilaksanakan dengan baik di
lapangan. Lamanya proses sosialisasi tergantung dari skala perusahaan.
Dalam hal perusahaan skala besar, maka perusahaan dapat meminta bantuan
konsultan yang membuat SOP, untuk melakukan sosialisasi.
6, Perlu adanya kegiatan Evaluasi
satu hal penting yang tidak dapat dilupakan dalam membuat SOP adalah, melakukan evaluasi terhadap SOP tersebut, apaka sudah diterapkan, apakah sudah memeberikan manfaat bagi bank, perlukah diadakan revisi? (apa risiko nya jika tidak direvisi?), karena sifatnya adalah seabgai pedoman maka SOP haruslah dapat mengakomodir hal hal yang diatur didalamnya, terkait juga dengan evaluasi, pentingnya mengedukasi khususnya bagi tenaga tenaga kerja yang baru bergabung dengan bank merupakan hal yang tidak dapat dikesampingkan.
Demikian, semoga informasi tersebut dapat mebantu
